BASFin asiakkaiden, sidosryhmien ja jakelukumppaneiden tietosuojaa koskevat tiedot

Tietosuojaan liittyvä aihe on äärimmäisen tärkeä BASF: lle (jäljempänä viitaten sanoilla "me" tai "meitä").

Siitä syystä haluamme asiakkaidemme tietävän, miten käsittelemme heidän, kiinnostuneiden osapuolten tai jakelukumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietoja (jäljempänä 'Yhteyshenkilöt'). Käsittelemme henkilötietoja vain noudattaen henkilötietojen suojaa koskevia lakeja.

Kuka on vastuussa käsittelystä ja kuka on tietosuojavaltuutettu

Prosessivastaava on

BASF OY

Tammasaarenkatu 3

FI-00180 Helsinki

Finland

Telephone +358 9 615 981

Meidän tietosuojavaltuutettuun Taika Hemmila, Human Resources, yhteystiedot:

Puhelinnumero: +358 40 661 9855

Sähköpostiosoite: taika.hemmila@basf.com

Postiosoite: BASF OY, Tammasaarenkatu 3, FI-00180 Helsinki

Mitä tietoluokkia käytämme ja mistä ne tulevat?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

 Yhteyshenkilömme yhteystiedot (nimi ja sukunimi; osoite ja puhelinnumero, kännykkänumero, faksi ja sähköpostiosoite);

 Muut tiedot, jotka ovat välttämättömiä sopimussuhteen tai hankkeen toteuttamiseksi asiakkaidemme ja jakelukumppaneidemme kanssa (kuten maksutiedot, tilaustiedot, jne.)

 Muut tiedot, jotka ovat välttämättömiä yhteyshenkilöidemme pyyntöjen täyttämiseksi tai yhteyshenkilöidemme selkeään tunnistamiseen järjestelmissämme

Keräämme yhteyshenkilöidemme henkilökohtaiset tiedot suoraan yhteyshenkilöiltä, asiakkailta tai jakelukumppaneilta sopimussuhteen toteuttamisen aikana.

Lisäksi käsittelemme julkisista lähteistä hankittuja henkilötietoja.

Mihin tarkoitukseen ja minkä oikeudellisen lähtökohdan mukaisesti tietoja käsitellään?

Käsittelemme yhteyshenkilöidemme henkilötietoja EU: n yleisen tietosuojasäädöksen (GDPR) määräysten sekä kaikkien muiden asiaa koskevien lakien ([..]) määräysten mukaisesti.

Käsittely palvelee seuraavanlaisesti:

• Kommunikointi yhteyshenkilöiden kanssa tuotteista, palveluista ja projekteista (kuten säännöllisen tiedon jakelu ja uutiskirje);

• Yhteyshenkilöiden, asiakkaiden kiinnostuksen kohteena olevien tai jakelukumppanien pyyntöjen loppuun saattaminen;

 Suunnittelemme, toteutamme tai hoidamme (sopimusperusteisen) suhteemme asiakaskuntaamme, jakelukumppaneihimme, kiinnostuneisiin osapuoliin tai yhteyshenkilöihimme, esim. tilauksien käsittelyt kirjanpitotarkoituksiin, suorittamaan toimituksia ja järjestämään kuljetuksia;

 Asiakastyytyväisyystutkimusten, markkinointikampanjoiden, markkina-analyysin, arvontojen tai vastaavien tapahtumien toteuttaminen;

 Ylläpitää ja suojata tuotteidemme ja palveluidemme turvallisuutta sekä verkkosivustojemme turvallisuutta ja toimivuutta; turva-riskien, vilpillisten toimien tai muiden rikollisten tai haittaohjelmien välttäminen ja havaitseminen;

 ylläpitää ja suojata toimitilojemme turvallisuutta (esim. kulunvalvonnan hoitaminen, tilapäisten käyttölupien myöntäminen);

 Laillisten vaatimusten noudattaminen (esim. verotuksellisten tai kaupallisten velvoitteiden noudattaminen, rahanpesun tai talousrikollisuuden estäminen)

 Riita-asioiden ja oikeusjuttujen ratkaiseminen, oikeudellisten vaatimusten tai riita-asioiden laatiminen, hoitaminen tai puolustaminen, ja olemassa olevien sopimusten täytäntöönpano

Edellä mainittujen tietoluokkien käsittely on tarpeen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Käsittelyn oikeusperusta on - jollei muuta nimenomaisesti ole määrätty - 6 §: 1 (b) ja f) EU: n yleinen tietosuojadirektiivi.

Kun saamme yhteyshenkilöidemme luvan henkilötietojen keräämiseen, 6 §: 1 lit a EU: n tietosuojadirektiivistä.

Jos aiomme käsitellä yhteyshenkilöidemme henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin edellä mainittiin, ilmoitamme asiasta yhteyshenkilöillemme ennen tällaista käsittelyä.

Kuka saa henkilökohtaisia tietoja?

Yrityksessämme vain sellaiset henkilöt ja elimet, jotka tarvitsevat yhteyshenkilöidemme henkilötietoja edellä mainittujen tarkoitusten täyttämiseksi, saavat kyseisiä tietoja.

Konserniyhtiössämme yhteyshenkilöidemme henkilötietoja toimitetaan tiettyihin konserniin kuuluville yrityksille, jos he keskitetysti liittyvät konsernin tytäryhtiöihin liittyviin avaintehtäviin tai suorittavat organisaation rakenteiden perusteella ristikkäisiä toimintoja, jotka ovat välttämättömiä edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Voimme siirtää yhteyshenkilöidemme henkilötietoja valvontaviranomaisille, tuomioistuimille tai oikeuslaitoksille tarpeen mukaan, jotta voidaan varmistaa sovellettavan lain noudattaminen tai käyttää, vaatia tai puolustaa laillisia oikeuksia siinä määrin kuin se on laillisesti sallittua.

Työskentelemme palveluntarjoajan kanssa edellä mainittujen tavoitteiden täyttämiseksi. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät yhteyshenkilöidemme henkilötietoja meidän nimissämme ja yksinomaan ohjeistamme. Heidän on sopimuksen mukaan velvollisuus noudattaa sovellettavia tietosuojasäännöksiä.

Joissakin tapauksissa paljastamme henkilötietoja Euroopan talousalueen ("kolmannet maat") ulkopuolelle sijoittautuneille palveluntarjoajille tai konserniyhtiöille, joissa sovellettava lainsäädäntö ei takaa riittävää tietosuojan tasoa. Tällaisissa tapauksissa ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojenne suojaamiseksi ja riittävän tietosuojan varmistamiseksi. Siten luovutamme yhteyshenkilöidemme henkilötietoja kolmanteen maahan sijoittautuneiden yhtiöiden ulkopuolisille vastaanottajille vain, jos nämä vastaanottajat ovat tehneet EU: n standardisopimuslausekkeet kanssamme tai jos näitä vastaanottajia velvoittavat sitovat yrityssäännöt.

Lisätietoa sekä kopio toteutetuista toimenpiteistä voidaan saada edellä mainituilta yhteyshenkilöiltä.

Kuinka kauan säilytämme yhteyshenkilömme henkilökohtaisia tietoja?

Mikäli ei ole erikseen määrätty (esim. erityisessä suostumuslomakkeessa), poistamme tai estämme yhteyshenkilöidemme henkilötiedot heti, kun niitä ei enää tarvita edellä mainituissa tarkoituksissa, ellei niiden laillisista velvoitteista vastusteta poistamista tai estämistä. (esim. kaupallisten tai verolainsäädännön mukaiset säilytysajat).

Mihin tietosuojan oikeuksiin voidaan vedota asianosaisena osapuolena?

Yllä olevasta osoitteesta yhteyshenkilömme voivat pyytää tietoja säilyttämistämme ja käsitellyistä henkilötiedoistaan. Lisäksi tietyissä olosuhteissa yhteyshenkilömme voivat vaatia korjaamaan tai poistamaan hänen tai heidän henkilötietonsa. Heillä voi myös olla oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen sekä oikeus luovuttaa antamiaan tietoja rakenteellisessa, tavanomaisessa ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Jos käsittely perustuu suostumukseen, yhteyshenkilöillä on oikeus vastustaa hänen/heihin liittyvien henkilötietojen käsittelyä milloin tahansa. Jos käsittelemme yhteyshenkilöidemme henkilökohtaisia tietoja suojellaksemme laillisia etujamme, yhteyshenkilömme voivat vastustaa käsittelyä milloin tahansa hänen/heidän erityistilanteestaan johtuvista syistä. Tällaisessa tapauksessa, lopetamme henkilötietojen käsittelyn paitsi jos voimme selvästi osoittaa pakottavia syitä käsittelyn jatkamiselle, jotka selkeästi edistävät yhteyshenkilöidemme etuja, oikeuksia ja vapauksia tai käsittelyä, joka palvelee yrityksen perustamista, harjoittamista tai/ ja oikeudellisia vaatimuksia tai oikeudenkäyntien puolustusta riita-asioissa.

Minne teet valituksen?

Riippumatta muista hallinnollisista toimenpiteistä tai oikeussuojakeinoista yhteyshenkilöillämme on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hän asuu tai jossa väitetty rikkomus on tapahtunut, mikäli yhteyshenkilömme uskovat, että hänen/heidän henkilötietojensa käsittely on ristiriidassa EU: n yleisen tietosuojadirektiivin kanssa.

Valvontaviranomainen, jolle valitus toimitetaan, ilmoittaa valittajalle tilanteesta ja valituksen tuloksista, mukaan lukien mahdollisuudesta yleiseen tietosuojadirektiivin 78 artiklan mukaiseen oikeussuojakeinoon.